Machtigingensets
Wat zijn machtigingensets?
⚠️ Let op: Machtigingensets bepalen welke gegevens en functies een gebruiker kan benaderen in Business Central. Deze handleiding is gebaseerd op de nieuwste Steel 365 machtigingensets. Zonder deze actuele machtigingensets is de informatie op deze pagina mogelijk niet volledig juist.
Rollen (of profielen) bepalen daarentegen hoe de interface eruitziet, zoals welke tegels, menu's en functies zichtbaar zijn op het dashboard.
Machtigingensets zijn dus essentieel voor toegangscontrole en beveiliging.
In Business Central vormen machtigingensets de basis van het toegangsbeheer. Een machtigingenset is een verzameling van specifieke rechten die bepalen welke objecten (tabellen, rapporten, pagina's, etc.) een gebruiker mag bekijken, wijzigen, aanmaken of verwijderen. Denk aan machtigingensets als Verkoopdocumenten bewerken, Financiële boekingen maken of Alleen-lezen toegang tot voorraad.
De structuur van machtigingensets in Business Central
Machtigingensets in Business Central zijn gestructureerd opgebouwd om rechten systematisch toe te kennen:
1. Machtigingenset overzicht
Het machtigingenset overzicht toont alle beschikbare machtigingensets in je Business Central omgeving. In de meeste implementaties worden functionele gebieden onderverdeeld in verschillende machtigingsniveaus:
- BASIS - Algemene basistoegang tot het systeem
- Module-specifieke machtigingen - Vaak onderverdeeld in verschillende niveaus:
- Alleen kijken - Gebruikers kunnen informatie alleen bekijken
- Bewerken - Gebruikers kunnen informatie bekijken en wijzigen
- Beheren/Setup - Gebruikers hebben volledige rechten inclusief instellingen wijzigen
2. Machtigingenset detailscherm
Het detailscherm van een machtigingenset bevat belangrijke elementen:
-
Tabbladen voor verschillende aspecten:
- Machtigingen - De specifieke objectrechten binnen de set
- Beheren - Beheeropties voor de machtigingenset
- Lezen toestaan - Specifieke leesrechten
- Invoegen toestaan - Rechten voor het aanmaken van records
- Wijzigen toestaan - Rechten voor het wijzigen van records
- Verwijderen toestaan - Rechten voor het verwijderen van records
- Uitvoeren toestaan - Rechten voor het uitvoeren van objecten
- Alles toestaan - Volledige toegang tot objecten
-
Onderliggende machtigingensets worden vaak onderaan getoond
- Machtigingensets kunnen andere machtigingensets bevatten
- Dit creëert een hiërarchie van rechten
3. Objectspecifieke machtigingen
Op het meest gedetailleerde niveau bevat een machtigingenset specifieke objectrechten:
- Objecten worden getoond met hun ID's en beschrijvingen
- Per object wordt aangegeven of lezen, invoegen, wijzigen, verwijderen en uitvoeren zijn toegestaan
- Objecten kunnen tabellen, pagina's, rapporten, queries en andere elementen zijn
Wanneer gebruik je machtigingensets?
Machtigingensets zijn essentieel voor het beveiligen van uw bedrijfsgegevens en het naleven van functiescheiding. Je gebruikt ze in de volgende situaties:
- Om gevoelige gegevens te beschermen. Machtigingensets beperken toegang tot informatie zoals salarisgegevens of winstmarges.
- Voor functiescheiding. Zorg dat medewerkers die facturen invoeren niet ook goedkeuringen kunnen doen.
- Bij het onboarden van nieuwe medewerkers. Ken direct de juiste rechten toe op basis van functie en verantwoordelijkheden.
- Voor compliance en auditdoeleinden. Machtigingensets helpen bij het voldoen aan regelgeving en controle op toegang.
Algemene benadering voor machtigingensets
In veel Business Central implementaties wordt een systematische benadering voor machtigingensets gehanteerd met meerdere toegangsniveaus:
- Alleen kijken (View) - Gebruikers kunnen gegevens alleen bekijken maar niet wijzigen
- Bewerken (Edit) - Gebruikers kunnen gegevens bekijken en wijzigen
- Beheren (Setup) - Gebruikers hebben volledige rechten inclusief instellingen wijzigen
Deze gelaagde structuur maakt het eenvoudig om de juiste machtigingsniveaus toe te kennen op basis van de verantwoordelijkheden van de gebruiker.
Hoe gebruik je machtigingensets?
- Toewijzen van machtigingensets: Beheerders kunnen via de pagina Gebruikers machtigingensets koppelen aan gebruikers.
- Controleren van machtigingen: Via Effectieve machtigingen kunnen beheerders zien welke rechten een gebruiker daadwerkelijk heeft.
- Aanpassen of maken van machtigingensets: Voor maatwerk kun je bestaande sets kopiëren en aanpassen of nieuwe sets creëren.
Stap-voor-stap: Machtigingen bekijken en wijzigen
- Navigeer naar de pagina "Machtigingensets" in Business Central
- Selecteer een bestaande machtigingenset om details te bekijken
- Gebruik de tabbladen om verschillende soorten machtigingen te bekijken of te wijzigen
- Voor het wijzigen van specifieke objectrechten:
- Ga naar het tabblad "Machtigingen"
- Gebruik de knoppen "Nieuwe regel" of "Objecten selecteren..." om objecten toe te voegen
- Stel per object in of lezen, invoegen, wijzigen, verwijderen en/of uitvoeren is toegestaan
Veelgestelde vragen (FAQ)
1. Waarom krijgt een gebruiker een foutmelding over onvoldoende rechten?
De gebruiker heeft geen machtigingen voor de specifieke actie. Controleer welke machtigingensets zijn toegewezen en of deze de benodigde rechten bevatten voor de gewenste functie. Bekijk de detailpagina's van machtigingensets om te zien welke objecten precies toegankelijk zijn.
2. Kunnen machtigingensets elkaar tegenspreken?
Ja, als een gebruiker meerdere machtigingensets heeft, worden de rechten gecombineerd. Als één set een bepaalde actie toestaat en een andere set verbiedt, geldt de meest ruime machtiging - toegang wordt verleend. In het onderste deel van het detailscherm kun je zien welke andere machtigingensets gekoppeld zijn aan een specifieke set.
3. Hoe weet ik welke machtigingensets een gebruiker nodig heeft?
Start met de standaard machtigingensets die bij Business Central worden geleverd, en die passen bij de functie van de gebruiker. Gebruik de view/edit/setup structuur om het juiste toegangsniveau te bepalen. Test deze in een testomgeving en pas aan waar nodig.
4. Is het mogelijk om tijdelijke extra machtigingen toe te kennen?
Ja, je kunt tijdelijk extra machtigingensets toewijzen voor specifieke taken. Vergeet niet deze weer te verwijderen zodra de taak is voltooid.
5. Wat is het verschil tussen SUPER en BASIC machtigingen?
SUPER geeft volledige toegang tot alle objecten en functies in Business Central. BASIC geeft basistoegang om het systeem te gebruiken maar met beperkte rechten. Geef SUPER-rechten alleen aan systeembeheerders.
Machtigingenset typen
Business Central kent verschillende typen machtigingen, zoals zichtbaar in de tabbladen op het detailscherm:
| Type | Beschrijving | Kolom in detailscherm |
|---|---|---|
| Lezen (R) | Gebruiker kan gegevens bekijken maar niet wijzigen | Leesmachtiging |
| Wijzigen (M) | Gebruiker kan bestaande gegevens aanpassen | Wijzigmachtiging |
| Invoegen (I) | Gebruiker kan nieuwe records aanmaken | Invoegmachtiging |
| Verwijderen (D) | Gebruiker kan records verwijderen | Verwijdermachtiging |
| Uitvoeren (X) | Gebruiker kan rapporten, codeunits of pagina's uitvoeren | Uitvoermachtiging |
Deze machtigingen kunnen worden toegekend op verschillende objectniveaus zoals tabellen, rapporten, pagina's, etc.
Tips en advies
- Volg het principe van minimale rechten. Geef gebruikers alleen de machtigingen die ze nodig hebben voor hun dagelijkse werk.
- Gebruik de standaard machtigingensets als basis. De meeste Business Central implementaties bevatten voorgedefinieerde sets waarop je kunt voortbouwen.
- Documenteer aangepaste machtigingensets. Houd bij waarom ze zijn aangemaakt en welke wijzigingen zijn gemaakt ten opzichte van standaard sets.
- Test nieuwe machtigingensets grondig. Controleer of gebruikers precies de juiste toegang hebben - niet te veel en niet te weinig.
- Controleer machtigingen regelmatig. Voer periodieke reviews uit om te zorgen dat gebruikers de juiste rechten hebben wanneer hun functies veranderen.
- Let op de bereiksindicator (System/Tenant). Wijzig bij voorkeur alleen tenant-specifieke machtigingensets.
- Gebruik de "Alle machtigingen weergeven" en "Meer opties" knoppen om een volledig overzicht te krijgen.
Meer informatie
Voor gedetailleerde informatie over het aanpassen van machtigingensets:
👉 Microsoft Learn – Machtigingen toewijzen aan gebruikers en groepen